关于印发《江苏科技大学举办国际会议的管理办法(试行)》通知 江科大委(2018)110号

发布时间:2019-12-09作者:徐颖浏览次数:274



中共江苏科技大学委员会文件



江科大委〔2018110

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关于印发《江苏科技大学举办国际会议的

管理办法(试行)》通知


各党委、党总支、直属党支部、党工委,各部门:

现将《江苏科技大学举办国际会议的管理办法(试行)》印发给你们,请遵照执行。


中共江苏科技大学委员会

20181127

江苏科技大学举办国际会议的管理办法(试行)


第一章 总则

第一条 为加强我校举办国际会议的管理,规范国际会议申办程序、会议过程管理、经费管理和会议总结等工作,根据中共中央办公厅、国务院《关于在华举办国际会议的管理办法》(中办发〔200610号)、教育部《在华举办国际会议管理办法的实施细则》(教外际〔2006105号)、财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015371号)和《江苏科技大学科技与学术交流活动管理办法》(江科大校〔201176号)等文件精神,结合我校实际,特制定本办法。

第二章 条件和要求

第二条 本办法适用的国际会议包括学校各部门在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的有国(境)外代表出席的年会、学术会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等。

第三条 按照“谁举办,谁负责”的原则,会议举办部门应认真做好各项会议的准备工作。

第四条 根据会议国(境)外正式代表的级别分类如下:

一类国际会议,是指有省部级人员作为会议正式代表出席的国际会议。

二类国际会议,是指有校级领导作为会议正式代表出席的国际会议。

三类国际会议,是指其他人员作为会议正式代表出席的国际会议。

第五条  国际会议与会者应至少来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区);出席会议的国(境)外人员比例应不低于会议代表总人数的20%,与会总人数一般不少于50人。

第六条 举办国际会议必须坚持以我为主,办会目的明确。国际会议应符合学校学科发展方向,具有较高的专业水平。不得举办涉及领土主权、意识形态、民族、宗教、人权等敏感问题的相关会议。

第七条 能够征集到国内外具有较高水平的学术论文,并能够邀请到一定数量的国际知名学者。

第八条 会议经费应有保障,原则上以会养会,可按照有关规定收取适当的会务费和资料费等。

第三章 申办程序

第九条 国际合作与交流处是申办国际会议的归口管理单位。会议举办部门应提前半年填写《江苏科技大学举办国际会议申报表》交国际合作与交流处,待校内审批通过后,由国际合作与交流处报送上级主管部门审批。

第十条 举办部门提交的申请材料应包括以下内容:

1.会议中、英文全称及简称,举办日期、会期、地点,主办部门、合办部门、协办部门、委托承办部门名称,与会人员范围、会议规模和外宾人数;

2.会议的主题、议题和主要内容;

3.会议经费预算;

4.举办国际会议的必要性、预期目的以及已具备的条件;

5.拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位和职务;

6.会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式;

7.主办、合办、协办、委托承办单位及经费资助单位为境外组织的背景材料(名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”等敏感政治倾向问题);

8.其他需要特别说明的情况。

第十一条 国际会议申请通过上级主管部门的批准后方可召开。会议的筹办部门应将与会的国外代表和港澳台代表的详细资料于会议召开前四个月交至国际合作与交流处。国际合作与交流处办理入境签证所需的有关文件。

第十二条 会议筹备部门在会议前应做好必要的准备工作,应会同科技处、国际合作与交流处、宣传部和保卫处等有关部门就会议的议程、食宿、交通等方面做出周密妥善的安排。举办国际会议原则上不邀请地方党政领导出席开幕式、宴请等活动,如确需邀请省市级领导到会,需提前两个月向国际合作与交流处申报,由国际合作与交流处报党办、校办,向上级相关单位联系商定邀请事宜。

第四章 经费管理

第十三条  经费原则:会议经费未经落实,不得申请办会。会议举办部门应严格执行学校有关经费的管理规定,坚持厉行节约,收支平衡,以会养会的原则。

第十四条  国际会议收入管理

1.国际会议收入包括: 会议注册费收入、国际组织专项资助、赞助收入和其他收入。

1)会议注册费:根据国际惯例,由会议举办部门向参会代表收取的用于会议支出的费用。

2)国际组织专项资助:国际组织拨付给会议举办部门的专项经费。会议举办部门应积极向国际组织申请专项资助。

3)赞助收入:指境内外机构或单位、企业、个人出于自愿,无偿向国际会议提供资金或物资赞助形成的收入。

4)其他收入:召开国际会议时举办展览、展示、广告等收入。

2.会议各项收入必须统一纳入学校财务处管理,单独核算,专款专用。

第十五条  国际会议支出管理

1.国际会议支出包括:场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用。

1)召开会议所必须的场地租金:正式代表人均开支标准分别为一类国际会议每天300元(人民币,货币单位下同),二类国际会议每天200元,三类国际会议每天150元。

2)会议期间可安排一次宴请,会议正式代表人均定额标准(含酒水及服务费用)为:一类国际会议220元,二类、三类国际会议180元。

3)会议期间工作人员食宿费用:国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,开支标准为每人每天450元。

4)会议期间志愿人员工作餐。开支标准为每人每天100元。志愿人员不安排住宿。

5)同声传译人员劳务费及同声传译设备和办公设备租金。使用联合国官方语言的同声传译人员,每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员,每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。同声传译设备和办公设备租金,会议正式代表人均开支标准为每天100元。

6)对于境外同声传译人员,只承担境外同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费,据实结算,境外同声传译人员的食宿、国内交通等各项费用,由个人承担。境内同声传译人员的食宿、交通等各项费用,由个人承担。

7)会议代表往返驻地与会场的交通费用及其他必要的用车费用。

8)其他会务费用。实行综合定额控制,会议正式代表人均开支标准为每天100元,开支范围包括:办公用品、消耗材料购置费用,会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。上述各项费用之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

9)会议如有注册费收入,可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用。

10)会议代表往返国际、国内旅费(包括往返机场的交通费)、食宿、医疗、参观游览、个人消费等费用,由个人承担。

11)其他必要的有关费用。

2.不得使用会议经费购买设备。

3.举办国际会议得到的赞助物资及会议期间购买的办公用品、消耗材料等应严格管理。财产物资的取得、保管、领用应有严格的报批程序。

4.购置或赞助取得的各项财产物资应当在会议结束后2个月内处理完毕。

5.国际会议所有支出必须经财务处负责人签字同意方能报销。

第十六条  报销要求

1.国际会议结束后,需在二个月内办理报销手续。

2.报销时须提供会议申请表、预算表、支出决算单及会议代表签到表。

第五章 总结

第十七条 会议举行后,会议举办部门应在30天内将会议全套材料(包括会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录相、会议报道和会议总结等)送交国际合作与交流处,由国际合作与交流处审定后,报送上级主管部门。

第六章 注意事项

第十八条 会议期间,我方与会代表应严格遵守保密制度,不得携带涉密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的口径,不得泄露秘密。

第十九条 会议期间应尊重国(境)外人员的风俗习惯和宗教信仰。同时参会国(境)外人员不得在任何场所,以任何方式,散布攻击我国政府和政策法令的言论,干涉我国内政;不得以任何形式在校内或校外非宗教场所宣传、传播宗教,不得在校内或校外非宗教场所举行宗教仪式或进行宗教活动,不得以任何名义在我校师生中散发宗教书籍或材料,一经发现,邀请举办部门应立刻制止,同时通报给学校党委办公室、党委宣传部、保卫处、国际合作与交流处。对违反上述规定者,应根据我国有关法律法规进行处理。

第二十条 国(境)外人员在参会期间,不得以任何形式向我校师生开展涉及政治思想、社会状况、经济或科技秘密等违反我国法律、我校规定的调查。

第二十一条 其他未尽涉外事宜,均应事先与国际合作与交流处沟通,以便及时请示汇报,妥善处理。

第七章 附  则

第二十二条 本办法由国际合作与交流处负责解释。

第二十三条 本办法自2018121日起执行。


附件:1.江苏科技大学举办国际会议申请表

2.江苏科技大学举办国际会议经费预算表

3.参会国(境)外人员名单表


附件1

江苏科技大学举办国际会议申请表

申请单位


学科或专业


联系人


电话


传真


E-mail


会议名称(中文)


会议名称(英文)


会议地点


举办时间


主办单位(中英文):


承办单位(中英文):


协办单位(中英文):


与会人员总数:

国(境)外人员数:

国别:

举办国际会议的必要性:






会议概况及申办理由(包括:会议背景、会议主题、会议内容、组织机构、学术意义、日程安排、经费预算、预期目标、拟邀请的国外代表的名单、职务、职称、单位及通信地址等)(请另附附件)

注:如有涉台、其他敏感问题或有关国际组织情况需要具体说明的,请一同附上有关背景材料。

会议负责人:

联系电话:       


会议经办人:

联系电话:         


举办部门领导

意见





                          签名(盖章):              年    月    日  

科技处意见





                          签名(盖章):              年    月    日  

财务处意见





                          签名(盖章):              年    月    日

宣传部意见





                          签名(盖章):              年    月    日

国际合作与交流处意见





                          签名(盖章):              年    月    日

举办部门分管校领导意见





                             签名:                 年    月    日

分管外事校领导意见





                              签名:                  年    月    日

校长意见





                              签名:                  年    月    日

附件2

江苏科技大学举办国际会议经费预算表

会 议 名 称


举办单位


校外合作单位


会议起止日期


会议说明


会议人数:会议代表   人,工作人员   人。

金额(单位:元)

经费来源

1、会议注册费


2、国际组织专项资助


3、赞助收入


4、校内预算经费


5、其他收入


合计


开支项目

1、会场费


2、办公用品费


3、伙食费


4、交通费


5、住宿费


6、翻译费


7、其他会务费


合计


会议经办人




签字:          日期:

举办单位负责人审批




签字(盖章):          日期:

财务处审批




签字(盖章):          日期:

附件3

参会国(境)外人员名单表

序号

姓名

国籍

单位


























备注:如有中国台湾地区参会人员请填写下表

序号

姓名

单位

职称(职务)

发言议题



































江苏科技大学党委办公室                20181128日印发